RSS

Back up, restore, atau menghapus item menggunakan AutoArchive

26 Nov

archiveSemakin hari mailbox pada Outlook Anda akan semakin tumbuh berkembang, karena banyaknya e-mail yang Anda kirim dan terima.  Untuk menjaga agar mailbox dapat dikelola dengan baik, maka Anda membutuhkan tempat lain untuk menyimpan (arsip), terutama item lama yang penting tetapi sudah jarang digunakan. Anda juga perlu cara untuk secara otomatis memindahkan item lama tersebut ke lokasi arsip dan membuang item yang sudah tidak berlaku. AutoArchive akan menangani proses ini untuk Anda.

Lebih lanjut tentang AutoArchive

AutoArchive aktif secara default dan berjalan secara otomatis pada interval waktu yang dijadwalkan, membersihkan item lama dan yang sudah tidak berlaku dari folder. Item lama adalah e-mail/item lain seperti appointment yang sudah mencapai usia pengarsipan yang Anda tentukan.

Apa yang AutoArchive lakukan terhadap e-mail?

AutoArchive dapat melakukan satu atau kedua hal berikut terhadap item di dalam sebuah folder:

  • Secara permanen menghapus item yang sudah tidak berlaku (expired item);
  • Menghapus atau mengarsipkan item lama ke dalam file arsip.

File arsip merupakan tipe file data khusus. Ketika pertama kali AutoArchive berjalan, Outlook membuat file arsip secara otomatis di dalam lokasi berikut:

C:\Documents and Settings\yourusername \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Jika Anda tidak dapat melihat folder Local Settings, mungkin folder tersebut disembunyikan (hidden).

Setelah Outlook mengarsipkan item untuk pertama kalinya, Anda dapat mengakses item dalam file secara langsung dari Archive Folders di dalam folder Outlook.

Saat Anda membuka Archive Folders, Anda akan melihat Outlook memelihara struktur folder yang sudah ada.

Periode penyimpanan yang digunakan untuk pengarsipan item:

Periode penyimpanan default untuk folder adalah:

  • Inbox, Calendar, Tasks, Notes, Journal, Drafts: 6 bulan
  • Sent Items, Deleted Items: 2 bulan
  • Outbox: 3 bulan

Cara Microsoft Outlook menentukan usia item sesuai dengan jenisnya:

E-mail message: tanggal diterima atau tanggal/waktu modifikasi terakhir, mana yang lebih akhir.

Calendar item: appointment, event, atau meeting date atau tanggal/waktu modifikasi terakhir, mana yang lebih akhir. Item yang berulang tidak di-AutoArchived.

Task: tanggal penyelesaian atau tanggal/waktu modifikasi terakhir. Task yang tidak ditandai sebagai complete tidak di-AutoArchived.

Note:  tanggal/waktu modifikasi terakhir.

Journal entry:  tanggal jurnal dibuat atau tanggal/waktu modifikasi terakhir.

Contacts:  tidak diarsipkan.

Menampilkan item yang telah diarsipkan:

Lakukan salah satu langkah berikut:

  • Pada menu Go, dalam Folder List, klik Archive Folders (atau nama yang sudah ditetapkan untuk lokasi arsip).
  • Pada Navigation Pane, di bawah All Mail Folders, dalam Folder List, klik Archive Folders (atau nama yang sudah ditetapkan untuk lokasi arsip).

Menetapkan pengaturan default AutoArchive untuk semua folder Outlook:

AutoArchive aktif secara default. Namun, Anda dapat mengubah pengaturan default-nya.

  1. Pada menu Tools, klik Options, klik tab Other.
  2. Klik AutoArchive.
  3. Dengan memilih Run AutoArchive every n days, tentukan seberapa sering menjalankan AutoArchive.
  4. Pilih opsi yang Anda inginkan.
  5. Untuk menerapkan perubahan ke semua folder, klik Apply these settings to all folders now. Ini akan mengesampingkan pengaturan kustom arsip yang telah ditetapkan pada masing-masing folder.

Menetapkan pengaturan AutoArchive untuk folder tertentu:

  1. Pada menu Go, klik Folder List, klik kanan folder yang ingin Anda atur, klik Properties pada shortcut menu.
  2. Klik pada tab AutoArchive.
  3. Tentukan apakah Anda ingin mengarsipkan folder ini, jika iya, apakah akan menggunakan pengaturan default AutoArchive atau pengaturan Anda sendiri.

Mengarsip item secara manual:

  1. Pada menu File, klik Archive.
  2. Tentukan apakah akan mengarsipkan semua folder menggunakan pengaturan AutoArchive-nya masing-masing (yaitu, baik pengaturan default, atau pengaturan per folder yang sudah Anda tetapkan untuk masing-masing folder) atau apakah Anda ingin mengarsipkan folder tertentu menggunakan pilihan yang anda tetapkan di dalam kotak dialog.

Meng-copy semua item yang telah diarsip dari .pst file kembali ke folder aslinya:

  1. Pada menu File, klik Import and Export.
  2. Klik Import from another program or file. Klik Next.
  3. Klik Personal Folder File (.pst). Klik Next.
  4. Pada kotak File to import, ubah nama default file dari backup.pst menjadi nama file arsip yang Anda impor. Klik Next.
  5. Klik folder asal dimana Anda mengimpor file. Jika Anda menginginkan, klik Include subfolders.
  6. Tentukan bagaimana Anda ingin Outlook untuk menangani item duplikat.
  7. Klik Import items into the same folder in, kemudian klik folder dengan nama yang sama dengan folder yang Anda impor.
  8. Klik Finish.

Meng-copy semua item yang telah diarsip dari .pst file ke folder baru:

  1. Pada Outlook, buat folder baru untuk meng-copy item yang telah diarsip.
  2. Pada menu Go, klik Folder List, pada Folder List, klik folder baru.
  3. Pada menu File, klik Import and Export.
  4. Klik Import from another program or file. Klik Next.
  5. Klik Personal Folder File (.pst). Klik Next.
  6. Pada kotak File to import, ubah nama default file dari backup.pst menjadi nama file arsip yang Anda impor. Klik Next.
  7. Klik folder asal dimana Anda mengimpor file. Jika Anda menginginkan, klik Include subfolders.
  8. Tentukan bagaimana Anda ingin Outlook untuk menangani item duplikat.
  9. Klik Import items into the current folder.
  10. Klik Finish.

Memindahkan item tertentu dari .pst file ke folder aslinya atau ke folder baru:

  1. Pada menu Go, klik Folder List, klik Archive Folders (atau nama yang sudah ditetapkan untuk lokasi arsip).
  2. Klik folder yang berisi item yang ingin Anda pindah.
  3. Pilih item yang ingin anda pindah, dan geser tahan (drag) ke folder aslinya pada Folder List.

Mencegah AutoArchive berjalan pada semua folder:

  1. Pada menu Tools, klik Options, klik pada tab Other.
  2. Klik AutoArchive.
  3. Bersihkan kotak centang Run AutoArchive every n days.

Mencegah AutoArchive berjalan pada satu folder:

  1. Pada menu Go, klik Folder List, klik kanan folder yang Anda ingin AutoArchive, klik Properties pada shortcut menu.
  2. Klik tab AutoArchive.
  3. Pilih pilihan Do not archive items in this folder.

Membatalkan pengarsipan saat masih proses:

  • Di sudut kanan bawah status bar, di sebelah pesan Archiving folder, klik tanda panah ke bawah, klik Cancel Archiving.

Mengaktifkan AutoArchive:

Walaupun AutoArchive aktif secara default, tetapi bisa dinon-aktifkan dan diaktifkan kembali jika diinginkan.

  1. Pada menu Tools, klik Options, klik pada tab Other.
  2. Klik AutoArchive.
  3. Pilih kotak centang Run AutoArchive every n days.
  4. Ketik atau pilih angka di dalam kotak untuk menentukan seberapa sering Anda ingin menjalankan AutoArchive.

Silahkan klik link berikut untuk mendapatkan tulisan di atas dalam bentuk pdf: seduhteh-back up, restore, atau menghapus item menggunakan autoarchive

Artikel lain yang terkait dengan Microsoft Office Outlook:

Baca tulisan yang terkait dengan Microsoft Outlook berikut:

 
Leave a comment

Posted by on 26/11/2013 in Microsoft Outlook

 

Tags: , , , , , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: