Membuat polling di pesan e-mail dan meninjau hasilnya

RSS

Membuat polling di pesan e-mail dan meninjau hasilnya

08 Mar

Fitur ini memerlukan akun Microsoft Exchange 2000, 2003, 2007 atau 2010. kebanyakan akun pribadi tidak menggunakan Exchange.

Sangat mudah untuk membuat polling di dalam Microsoft Office Outlook dengan memasukkan tombol voting di dalam pesan e-mail. Ketika penerima merespon polling tersebut, Anda dapat secara otomatis menghitung hasil voting di dalam Outlook atau mengekspornya ke Microsoft Office Excel 2007 worksheet.

Menambahkan tombol voting:

1. Buat pesan e-mail baru, atau buka pesan yang Anda ingin balas/teruskan.

2. Pada jendela pesan, pada tab Options, Tracking, klik Use Voting Buttons.

3. Klik salah satu pilihan berikut:

Approve;Reject

Ini pilihan terbaik jika Anda membutuhkan otorisasi untuk sebuah tindakan. Contohnya, Anda dapat mengirim sebuah e-mail permintaan ke beberapa penerima untuk mendapatkan persetujuan suatu project/proposal.

Yes;No

Jika yang Anda butuhkan hanya jawaban ya atau tidak, ini adalah pilihan poling yang tepat.

Yes;No;Maybe

Jika Anda tidak ingin membatasi jawaban dengan ya atau tidak, pilihan voting ini menawarkan alternatif respon.

Custom

Klik pilihan ini untuk membuat nama tombol voting yang sesuai dengan keinginana Anda. Contohnya, Anda dapat meminta teman Anda untuk memilih diantara 3 hari dalam semingu untuk menentukan jadwal reuni dan sebagainya.

a. Saat kotak dialog Message Options muncul, di bawah Voting and Tracking options, pilih kotak Use voting buttons.

b. Pilih dan hapus nama tombol default, dan kemudian ketik yang sesuai dengan keinginan Anda. Pisahkan nama dengan simbol titik koma (;).

c. Klik Close.

4. Tulis pesan Anda, kemudian klik Send.

Mengulas respon voting:

1. Buka pesan asli dengan tombol voting yang Anda kirim. Pesan ini berada di folder Sent Items.

2. Pada tab Message, Show, klik Tracking.

CATATAN:

Pelacakan (tracking) tidak akan muncul sampai setidaknya ada satu penerima dari pesan e-mail menanggapi dengan pilihannya.

Mengekspor respon voting ke Excel:

1. Buka pesan asli dengan tombol voting yang Anda kirim. Pesan ini biasanya berada di folder Sent Items.

2. Pada tab Message, Show, klik Tracking.

CATATAN:

Pelacakan (tracking) tidak muncul sampai setidaknya ada satu penerima dari pesan e-mail menanggapi dengan pilihannya.

3. Pilih respon yang ingin Anda salin (copy). Lakukan langkah berikut:

All rows (semua baris)

Klik pada baris pertama, tekan SHIFT, kemudian klik baris terakhir.

Nonadjacent rows (baris yang tidak berdekatan)

Klik pada baris pertama, tekan CTRL, kemudian tekan baris lain yang diinginkan.

4. Tekan CTRL+C.

5. Buka Excel.

6. Seleksi cell, kemudian tekan CTRL+V.

Memproses respon voting:

1. Pada menu Tools, klik Options.

2. Klik E-mail Options, kemudian klik Tracking Options.

3. Untuk memilih pilihan proses, lakukan satu atau beberapa langkah berikut:

Automatically record responses in the original item (secara otomatis mencatat respon sesuai hasil aslinya)

Pilih kotak centang Process requests and responses on arrival.

Delete blank responses (hapus respon kosong)

Sebuah respon kosong adalah pesan yang tidak berisi komentar dari pengirim dan hanya berisi voting saja.

CATATAN:

Untuk mengulas respon di dalam kotak masuk (Inbox) sebelum dicatat, kotak centang Process requests and responses on arrival harus bersih (tidak tercentang).

Merespon poling di dalam pesan e-mail:

Fitur ini membutuhkan akun Microsoft Exchange. Sebagian besar akun pribadi tidak menggunakan Exchange.

Ketika Anda menerima sebuah pesan e-mail yang berisi tombol voting, Anda dapat dengan cepat merespon pertanyaan dari pengirim. Microsoft Office Outlook dapat juga secara otomatis menghitung hasil voting untuk pengirim. Berikut ini Langkah-langkahnya:

Pada jendela baca (Reading Pane), klik InfoBar, kemudian klik pilihan Anda untuk memvoting.

Buka pesan, dan pada tab Message, Respond, klik Vote, kemudian klik pilhan Anda untuk memvoting.

Anda akan diminta untuk memilih apakah Anda ingin memasukkan pesan dengan pilihan Anda sebelum Anda mengirimnya.

Cara di atas sangat praktis dan mudah diterapkan untuk membuat polling atau voting. Untuk mendapatkan tulisan di atas dalam bentuk pdf silahkan klik link berikut: seduhteh-membuat polling di pesan email

Silahkan lihat juga tulisan saya yang lain tentang Microsoft Outlook:

SeduhTeh by Septi